Le 15 avril 2022
Les frais propres à l’employeur sont, comme leur nom l’indique, ces frais supportés initialement par les travailleurs (ou dirigeant d’entreprise) alors qu’ils sont à charge de l’employeur (ou de la société).
Ces frais sont dès lors remboursés au travailleur de manière forfaitaire ou sur la base de notes de frais. Du point de vue fiscal et social, ils sont exonérés de précompte professionnel et de cotisations sociales dans le chef du travailleur et sont en principe déductibles dans le chef de l’employeur.
Jusque 2021, seuls les frais forfaitaires (dits « fixes » par les néerlandophones) méritaient d’être justifiés par une fiche 281.10 (ou 281.20) et un relevé récapitulatif, au risque pour l’employeur de se voir refuser leur déduction. Quant au remboursement de frais réels, la fiche devait seulement indiquer leur existence, mais sans reprendre leur montant.
Les obligations qui reposaient sur les employeurs en matière de déclaration étaient donc, somme toute, très peu nombreuses.
Avec le contexte actuel et la place qu’y a prise le télétravail, les remboursements de frais propres sont devenus beaucoup plus fréquents et pour des montants plus importants. Pour lutter contre le double remboursement de mêmes frais (remboursement de frais réels et via un forfait) mais également pour contrer les éventuelles déductions de frais injustifiés, il est requis depuis le 1er janvier 2022 que les indemnités variables octroyées au titre de remboursement de frais propres à l’employeur soient également reprises sur une fiche. En cas de non-respect, la sanction n’est pas ici l’imposition d’une cotisation sur commission secrète mais une amende administrative.
En termes pratiques, ceci va engendrer de nouvelles obligations administratives pour les employeurs qui devront ainsi informer leur secrétariat social de tout remboursement de frais réels effectués par le responsable financier.
Il ne faut également pas se leurrer : qui dit nouvelle obligation légale dit nouvel axe de contrôle pour l’administration fiscale. Cette modification législative laisse donc présager un renforcement des contrôles sur ce point pour l’exercice d’imposition 2023. A bon entendeur …
